Jak wliczyć leasing do kosztów firmowych i zoptymalizować podatek?

Co to jest leasing i jakie ma formy?

Leasing to umowa, na mocy której firma korzysta z danego środka trwałego (np. samochodu, maszyny) przez określony czas, płacąc regularne raty. W Polsce wyróżniamy dwie główne formy leasingu:

• Leasing operacyjny – korzystanie z przedmiotu leasingu bez prawa do jego wykupienia na koniec umowy; jest on uważany za koszt uzyskania przychodu, podlega odliczeniu VAT na zasadach określonych w przepisach.
• Leasing finansowy – prawo do nabycia przedmiotu na własność po zakończeniu umowy; opłaty rozlicza się jako kapitał i odsetki, co może wpływać na sposób rozliczenia kosztów.

Jak prawidłowo zaksięgować leasing w kosztach firmy?

W 2025 roku obowiązują konkretne zasady rozliczania leasingu w działalności gospodarczej:

• Leasing operacyjny – rata leasingowa jest w całości kosztem uzyskania przychodu, co oznacza, że można ją odliczyć od przychodów w miesiącu, w którym została opłacona. Dodatkowo, firma odlicza VAT według obowiązujących przepisów, zazwyczaj w całości lub w proporcji.
• Leasing finansowy – w odróżnieniu od leasingu operacyjnego, kosztem jest część kapitałowa raty, a odsetki można rozliczać jako odrębny koszt finansowy. Wartości początkowe przedmiotów finansowych są wprowadzane na stan aktywów firmy i amortyzowane zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Jakie kryteria musi spełniać leasing, aby można go było zaliczyć do kosztów?

Aby korzystać z odliczeń podatkowych, ważne jest, aby leasing spełniał określone warunki:

• Umowa musi być zawarta na rzecz działalności gospodarczej.
• Przedmiot leasingu musi być używany w ramach działalności.
• Umowa powinna mieć formę pisaną.
• Ratę leasingową odlicza się zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym typie leasingu – operacyjnym lub finansowym.
• Użycie przedmiotu musi być zgodne z przeznaczeniem i dokumentowane.

Jak odliczyć VAT przy leasingu?

Rozliczenia VAT różnią się w zależności od rodzaju leasingu:

• Leasing operacyjny – odliczenie VAT od rat leasingowych jest możliwe w pełni lub w proporcji, w zależności od tego, jaki procent użytkowania auta lub sprzętu dotyczy działalności.
• Leasing finansowy – VAT od rat może być odliczany od całości lub w części, jeśli przedmiot wykorzystywany jest zarówno w działalności, jak i w celach prywatnych.

Ważne jest, aby dokumentować użycie oraz posiadanie leasingowanych przedmiotów, co pozwala na prawidłowe rozliczanie VAT.

Jak zoptymalizować podatki przy leasingu?

Właściwa strategia rozliczeń leasingu może znacznie obniżyć obciążenia podatkowe. Oto niektóre z możliwych działań:

• Wybór leasingu operacyjnego zamiast finansowego – ponieważ raty można w całości odliczyć od dochodu, co wpływa na obniżenie podatku dochodowego.
• Dokładne dzielenie użytkowania na działalność i cele prywatne – pozwala na bardziej precyzyjne odliczenia VAT.
• Dokumentowanie wszystkich kosztów i użycia – aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.
• Elastyczne korzystanie z oferty leasingu typu „All Inclusive” – obejmującej ubezpieczenie i serwis, co może obniżyć ogólne koszty utrzymania pojazdów.

Jakie dokumenty są niezbędne do rozliczenia leasingu?

Do prawidłowego rozliczenia leasingu potrzebne będą:

• Umowa leasingowa.
• Fakturowe potwierdzenie rat.
• Dokumentacja dowodząca używania przedmiotów w działalności (np. ewidencja przebiegu pojazdów).
• Dowody opłat VAT, jeśli odliczenie jest dokonywane w pełni lub częściowo.

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczanie leasingu wymaga znajomości obowiązujących przepisów i świadomego korzystania z dostępnych możliwości. Właściciel firmy powinien zwracać uwagę na warunki umowy, dokumentować użycie przedmiotów oraz konsultować się z doradcą podatkowym. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnych ryzyk i efektywnie obniżyć obciążenia podatkowe, korzystając z dostępnych form leasingu.