Leasing samochodu firmowego to rozwiązanie, które cieszy się dużą popularnością wśród przedsiębiorców. Jednak samo podpisanie umowy leasingowej to dopiero początek. Aby legalnie ująć raty leasingowe w kosztach działalności, trzeba znać podstawowe zasady rozliczania oraz aktualne przepisy podatkowe.
Rodzaje leasingu a rozliczanie kosztów
Leasing to popularna forma finansowania samochodów w firmach. Przedsiębiorcy mają do dyspozycji dwa główne modele: leasing operacyjny oraz leasing finansowy. Różnią się one między innymi sposobem księgowania rat oraz prawem własności pojazdu. W przypadku leasingu operacyjnego samochód pozostaje własnością leasingodawcy aż do końca umowy, a firma leasingująca może ujmować w kosztach całość raty oraz opłaty wstępnej. To rozwiązanie jest często wybierane przez małe i średnie firmy ze względu na prostotę rozliczeń oraz niższy próg wejścia finansowego.
Leasing finansowy działa nieco inaczej. Od początku użytkowania pojazdu to firma leasingująca staje się jego właścicielem z punktu widzenia podatkowego. Samochód wprowadzany jest do ewidencji środków trwałych, a w kosztach rozlicza się odpisy amortyzacyjne oraz część odsetkową raty leasingowej. To rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza tam, gdzie firma planuje użytkować auto przez dłuższy czas i stopniowo odzyskiwać jego wartość w rozliczeniach podatkowych.
Warunki uwzględnienia leasingu w kosztach firmy
Przede wszystkim samochód musi być wykorzystywany w działalności gospodarczej – w całości lub częściowo. Oznacza to, że przedsiębiorca musi potrafić udowodnić, iż pojazd służy do wykonywania obowiązków służbowych, takich jak dojazdy do klientów, transport towarów czy spotkania biznesowe. W przypadku leasingu operacyjnego można zaliczyć do kosztów zarówno opłatę wstępną, jak i raty miesięczne, jeśli są one zgodnie udokumentowane fakturami VAT.
Warto także pamiętać, że pojazd objęty leasingiem musi być prawidłowo zarejestrowany i ubezpieczony, a dokumentacja związana z jego eksploatacją – przejrzysta i regularnie aktualizowana. Przepisy przewidują także ograniczenia dotyczące wysokości odliczeń, zwłaszcza w przypadku pojazdów osobowych o wartości przekraczającej 150 000 zł netto. Prawidłowe określenie proporcji użytkowania auta, czy jest to wyłącznie firmowe, czy również prywatne wpływa na możliwość pełnego lub częściowego ujęcia raty leasingowej i wydatków eksploatacyjnych w kosztach firmy.
Jakie mogą być błędy przy rozliczaniu leasingu?
W praktyce wielu przedsiębiorców popełnia powtarzające się błędy, które mogą prowadzić do problemów podczas kontroli skarbowej lub konieczności korekt podatkowych. Jednym z najczęstszych uchybień jest brak prawidłowego rozróżnienia między leasingiem operacyjnym a finansowym, co skutkuje nieprawidłowym ujmowaniem wydatków w księgach rachunkowych. Często zdarza się również, że firmy zapominają o limitach dotyczących amortyzacji samochodów osobowych, co prowadzi do zawyżenia kosztów uzyskania przychodu.
Innym błędem jest brak prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, szczególnie w sytuacjach, gdy auto służy zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych. Urzędy skarbowe mogą w takiej sytuacji zakwestionować część odliczeń, a to wiąże się z koniecznością dopłat do podatku. Przedsiębiorca powinien również pamiętać, że nie każda faktura za wydatki związane z leasingiem może być automatycznie ujęta w kosztach. Musi ona spełniać wymogi formalne i być powiązana z prowadzoną działalnością.
